El fraude es un acto intencional, utilizando el engaño para causar un daño financiero a otra
persona individual o jurídica, alterando los registros contables en los Estados Financieros para
que no reflejen adecuadamente la realidad económica. Con el fraude se practica la simulación,
las representaciones falsas y la ocultación deliberada de la información con la intención de
engañar, por ejemplo: hacer registros ficticios de ingresos, hacer registros ficticios de gastos,
registro de activos falsos o sobre – valuados, trabajar en forma desordenada en forma
intencional, entre otros.
Para que ocurra un fraude debe existir una debilidad, debido a la ausencia de control en alguna
de las partes del proceso financiero y contable, esto puede provocar una desviación de
información y hasta de efectivo que puede dañar financieramente el patrimonio de las personas
y de las entidades.
El fraude ha sido reconocido como uno de los mayores enemigos de los negocios y de los
inversionistas, por lo que se deben considerar ciertas reglas y controles para proteger a las
organizaciones, por ejemplo:
– Implementar políticas y procedimientos de control en las áreas más importantes como:
tesorería, ingresos, inventarios, nóminas y pagos.
– Supervisión en la delegación de responsabilidades a cada colaborador.
– Realizar arqueos de caja sorpresivos, arqueos de la cuenta por cobrar, arqueos de las
cuentas por pagar y practicar conteos físicos de inventarios mensualmente.
– Verificar la antigüedad de saldos en las cuentas por cobrar y la falta de la recuperación.
– Verificar la valuación de activos fijos.
– Practicar un conteo físico de los empleados en aquellas organizaciones que poseen
muchos empleados.
– Crear un sistema de auditoría interna.
– Supervisar y chequear el uso de los correos electrónicos.
– Realizar capacitaciones de controles contra fraude con el personal.
Siguiendo estas recomendaciones mejorará de manera sustancial el riesgo de la existencia del
fraude, creando un ambiente ético adecuado y enviando un mensaje claro a los empleados de
cuidar los recursos que tienen bajo su responsabilidad.
Otras consideraciones sencillas a implementar para evitar y controlar la ausencia del fraude es
disponer de un flujo de caja cada semana, disponer de un libro de emisión de cheques, (libro
de bancos), reportes mensuales de cuentas por cobrar conciliados con la contabilidad y
elaboración mensual de conciliaciones bancarias.
Para evitar el fraude también es recomendable evaluar el comportamiento de los empleados,
normalmente hay actitudes y actuaciones que despiertan sospechas y pueden ser el indicio de
la existencia de problemas que puedan afectar el uso de los recursos en los negocios,
actitudes o actuaciones tales como la salida permanente de algunos empleados en horarios
que exceden la hora ordinaria de trabajo, la negativa a tomar vacaciones, el uso de vestuario,
equipo o vehículos que no están acorde al nivel salarial de la persona, la falta de orden en la
papelería y los recursos que el empleado tiene a su cargo, normalmente el desorden es creado
a propósito, etc.
El auditor puede ayudar a cada organización a desarrollar e implementar una estructura de
control interno que garantice la ausencia de fraudes. Contáctenos para apoyarlos en las áreas
de nuestra competencia profesional.
Autora: Licenciada Marilyn Estrada Juárez / Auditoría Externa